Personal-Assistent/In (Managements Assistent/In) - AÜG
KOMMLINk
 Tucson, AZ
Für einen unserer Kunden in Ismaning bei München suchen wir eine(n) Personal-Assistent/In (Managements Assistent/In) auf Arbeitnehmerüberlassungsbasis:

 

Zielsetzung der Stelle:

Unterstützung des Einkaufsdirektors (Global IT) und des gesamten Teams in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sicherstellung eines professionellen Auftritts zum “Kunden“ (intern/extern).

Merkmale der Tätigkeit:


  • Eigenverantwortliches Arbeiten, Time Management, Korrespondenz (Deutsch, Spanisch und Englisch)

  • Professionelle Terminkalenderverwaltung der Einkaufsdirektoren

  • Allgemeine administrative Tätigkeiten wie interne und externe Kommunikation, Postein - und ausgang,

  • Büromaterialbestellung, Ablage Reservierung und Vorbereitung der Meetingräume, Besucheranmeldung

  • Koordinierung von Videokonferenzen und Telepräsenz-Meetings

  • Planung und Organisation von Reisen sowie Reisekostenabrechnung

  • Bereitschaft, jederzeit als vollwertiger Backup für die anderen PAs im Team agieren zu können

  • Unterstützung bei der Einstellung und Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und beim Ausscheiden von Mitarbeitern

  • Aktualisierung interner Organigramme sowie Mitarbeiterverzeichnisse

  • Event- und Meeting-Koordination

  • Professioneller Umgang mit allen relevanten internen Systemen

  • SAP: Erstellung von Shopping Carts, Wareneingangsbuchungen und Follow-Up von Rechnungszahlungen

  • SIM-Kartenaktivierung für Diensthandys

  • Unterstützung bei der Buchung und Koordination von Sprachkursen

  • Unterstützung der Direktoren und deren Teammitglieder durch kleinere Übersetzungstätigkeiten persönlicher Angelegenheiten

  • Flexible Arbeitszeiten, auch bis in den Abend hinein

 

Berufliche Qualifikationen:


 
  • Erforderliche Ausbildung: erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung

  • Erforderliche Berufserfahrung: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position

  • Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Word, hohe Affinität zu anderen Tools

  • Sprachkenntnisse: verhandlungssichere Spanischkenntnisse; konversationssichere Deutsch- und Englischkenntnisse; Portugiesisch von Vorteil

  • Organisationstalent

  • Proaktive eigenständige Problemlösungsorientierung

  • Professionelles Auftreten und gewandte Umgangsformen

  • Einfühlungsvermögen und Offenheit gegenüber anderen Kulturen

  • Sicheres und freundliches Auftreten Vertrauenswürdigkeit

  • Verantwortungs- und Kostenbewusstsein

  • Durchsetzungsvermögen

Start: ab sofort

Einsatzort: Ismaning bei München

Einsatzdauer: 6+ Monate

Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassungsvertrag